5 tips om als accountant veel tijd te besparen op de facturatie

Jorrit Vermeulen

De facturatie: hik jij er ook elke maand tegenaan? Het is een hele klus om uit te zoeken welke gefactureerde uren binnen de afgesproken prijs vallen. Wat is meerwerk? Wat is er tot nu toe besteed? Wat kunnen we nog (extra) factureren? In dit blog geven we vijf tips hoe je je tijdrovende facturatie onder controle krijgt.

1: LEG DE PRIJSAFSPRAKEN BINNEN JE PROJECT VAST

Overschrijding van budget levert altijd gedoe op: de klant wordt verrast met een hogere nota, of je moet uren afboeken. De uren die je met de klant hebt afgesproken kun je als budget instellen op de diensten die je verleent. Hierdoor heb je elk moment inzicht in de urenbesteding in relatie tot het budget. Medewerkers zien tijdens het registreren van uren direct hoeveel er besteed en nog beschikbaar zijn. Zo wordt budgetoverschrijding al vroegtijdig gesignaleerd.

2: VASTE WERKZAAMHEDEN VOOR EEN VASTE PRIJS

Door automatisering zijn veel werkprocessen efficiënter gemaakt. Hierdoor schrijf je voor dezelfde dienst minder uren dan voorheen. Urenschrijven moet niet niet langer een doel zijn voor het creëren van een te factureren waarde, maar voor inzicht in je tijdsbesteding. Door vaste prijzen voor je diensten te rekenen, ben je minder tijd kwijt aan het controleren en corrigeren van urenregels. Uiteraard beoordeel je wel of er meer of minder uren besteed zijn en heb je de mogelijkheid om meerwerk extra te factureren.

  • zijn de bestede uren aanzienlijk minder, dan heb je een mooie marge. Dit levert ook een risico op.
  • Is de besteding meer, dan kun je dit vroegtijdig met de klant communiceren en voorkom je verrassingen achteraf.


3: MEERWERK IN BEELD

Bij het aangaan van de opdrachtbevestiging zijn afspraken gemaakt over de inhoud van de werkzaamheden. Als de besteedde uren buiten de afgesproken begroting vallen, dan wil je deze uren als meerwerk kunnen factureren.

Bijvoorbeeld: je spreekt af om de administratie maandelijks bij te werken voor 100 euro. De klant levert stelselmatig te laat de inkoopfacturen aan, waardoor een suppletie aangifte gedaan moet worden. Dit extra werk valt buiten de afgesproken prijs. De extra uren wil je in rekening brengen op basis van nacalculatie.

Door te zorgen dat bepaalde uren alleen geboekt mogen worden op een specifieke (meerwerk) dienst, heb je bij facturatie een helder beeld van extra werkzaamheden. Het werkt het fijnste als je binnen je facturatiepakket alle factuurmethodes; nacalculatie, vaste prijs en abonnement, op één factuur kunt plaatsen.

4: GEEN UREN, MAAR STUKS

Voor bepaalde werkzaamheden wil je de verkoopprijs het liefst koppelen aan het aantal verwerkingen. Bijvoorbeeld het aantal loonverwerkingen of pensioenaangiften. In dat geval is het handig om het aantal verwerkingen in te voeren tegen een ingesteld tarief. De uren worden dan nog gewoon verantwoord, maar vormen geen basis voor de factuur. Hierdoor hoef je niet elke maand de vele urenregels van de loonadministratie te corrigeren tot de juiste waarde die je wilt factureren.

5: VOORKOM CORRECTIES ACHTERAF

Veel ondernemers zijn tijd kwijt aan correcties achteraf. Enerzijds om op een bepaald bedrag uit te komen. Anderzijds aan tekstuele aanpassingen. Hiermee bespaar je deze kostbare tijd:

  • Zorg dat je projectinformatie goed is ingesteld als basis voor de factuur. Met de juiste omschrijvingen van diensten, is je factuur in 90% van de gevallen direct klaar voor verzending.
  • Met de juiste urencodes zorg je ervoor dat uren altijd correct geschreven worden. Bijvoorbeeld: binnen een vaste prijs of als meerwerk.
  • Je kunt op een factuur altijd een uitgebreide toelichting geven op de verrichte werkzaamheden. Wanneer je met je klant duidelijke afspraken maakt over je dienstverlening, komt een factuur niet als een verrassing en kun je toewerken naar standaard omschrijvingen.

FACTUREER EENVOUDIG EN SNEL MET SIMPLICATE

Alle genoemde functies zijn standaard beschikbaar in Simplicate bedrijfssoftware. We helpen je graag met de overstap naar software waarmee je weer plezier krijgt in de facturatie en tijd overhoudt voor leuke dingen. Je kunt Simplicate 14 dagen gratis en vrijblijvend proberen. Of vraag een gratis demo aan. Mijn collega's laten graag zien hoe de software voor jouw bedrijf kan werken.

De meest complete en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners.

Support en Sales

Ons team staat voor je klaar!