5 tips voor accountants om sneller te factureren in Simplicate

Jorrit Vermeulen

Iedere maand wordt er weer tegenaan gehikt: wat kan er deze maand gefactureerd worden? Het verantwoorden van de uren en het controleren als declarant hoort er nou eenmaal bij: klanten betalen voor de vaktechnische kennis die je in huis hebt en dat wordt in uren afgerekend.

Bij het factureren wordt in de praktijk vaak naar een aantal zaken gekeken: wat is er eerder gefactureerd? Wat is er tot nu toe besteed? En: wat kunnen we nog (extra) factureren?

Het probleem is vaak dat de afspraken met klanten niet op een centrale plek zijn vastgelegd waardoor je bij het factureren alle geregistreerde uren te zien krijgt en zelf moet bepalen of uren binnen de afgesproken prijs vallen, of dat dit als meerwerk gefactureerd kan worden.

Een zeer tijdrovende klus en dat tijdperk kunnen we echt achter ons laten. In deze blog vijf tips hoe je de facturatie met de software van Simplicate onder controle krijgt.

1: LEG DE PRIJSAFSPRAKEN BINNEN JE PROJECT VAST

In de opdrachtbevestiging met klanten zijn afspraken gemaakt over de diensten die je gaat verlenen. Tijdens het maken van de opdrachtbevestiging calculeer je de uren die je verwacht te maken. Een deel hiervan is goed in te schatten en daar heb je wellicht ook een vast bedrag voor afgesproken, of er is een indicatie afgegeven en rekent uiteindelijk de bestede uren af.

In beide gevallen wil je weten: hoe verhoudt de urenbesteding zich ten opzichte van je had ingeschat? Overschrijding van budget levert immers altijd gedoe op: de klant wordt verrast met een hogere nota, of er moet onverwachts afgeboekt worden.

Door de inschatting van uren als budget in te stellen op de verschillende diensten die je verleent, heb je elk moment inzicht in de urenbesteding in relatie tot het budget.

Binnen Simplicate hoef je hier geen rapporten of analyses voor te genereren. Deze informatie is realtime inzichtelijk, per klant, per jaar, per projectleider (declarant) via de Projecten module in Simplicate waar al je lopende opdrachten zijn vastgelegd.

Hieronder een voorbeeld van een project voor de werkzaamheden van 2019. Hierin zijn uren gebudgetteerd en besteed. Je ziet ook wat de verwachte omzet is voor die klant en hoeveel hiervan reeds gefactureerd is.

Image1

Medewerkers zien desgewenst tijdens de registratie van hun uren al direct hoeveel uren er besteed zijn en hoeveel hiervan nog beschikbaar zijn. Zo wordt budgetoverschrijding al vroegtijdig gesignaleerd!

Image2

2: VASTE WERKZAAMHEDEN VOOR EEN VASTE PRIJS

Er kan steeds efficiënter gewerkt worden, doordat werkzaamheden meer geautomatiseerd kunnen worden. Dit betekent: minder uren, dus minder omzet? In het traditionele model van uurtje, factuurtje is dit wel het geval (of je bent maandelijks de uren aan het corrigeren om op het afgesproken / historisch bepaalde bedrag te komen).

De uren wil je natuurlijk geregistreerd hebben om inzicht te krijgen in de tijdsbesteding, maar het zou geen doel opzich moeten zijn om een te factureren waarde te creëren. Sterker nog, wil je al deze losse urenregels wel steeds in je declaratievoorstel hebben, of heb je liever een vast bedrag die je kunt afrekenen?

Kies je voor een vaste prijs op deze vaste werkzaamheden, dan levert dit in elk geval altijd die waarde op om te factureren. Uiteraard controleer je tussentijds en bij afronding van de werkzaamheden of er meer (of minder) uren besteed zijn en heb je altijd nog de mogelijkheid om meerwerk extra te factureren.

Op deze manier hoef je niet meer elke urenregel te beoordelen, door te schuiven of te corrigeren om maar op de afgesproken prijs te komen.

Doordat de werkelijke besteding altijd duidelijk inzichtelijk is, zie je ook of (en in hoeverre) de besteding afwijkt van de prijs die je hebt afgesproken.

  • Is de besteding aanzienlijk minder, dan heb je een mooie marge, maar dit levert ook een risico op.
  • Is de besteding meer, dan kun je dit vroegtijdig met de klant communiceren en voorkom je verrassingen achteraf.

Een voorbeeld van enkele prijsafspraken voor een bepaald jaar:

3: MEERWERK IN BEELD

Bij het aangaan van de opdrachtbevestiging zijn afspraken gemaakt over de inhoud van de werkzaamheden, zeker wanneer je hiervoor een prijs hebt afgegeven. Het is daarbij van belang dat de juiste werkzaamheden ook binnen die gestelde kaders plaatsvinden. Is dit niet het geval, dan moet de mogelijkheid bestaan om deze extra werkzaamheden als meerwerk te factureren.

Bijvoorbeeld: je spreekt af om de administratie maandelijks bij te werken en rekent hier iedere maand een bedrag van 100 euro voor. De klant levert stelselmatig te laat de inkoopfacturen aan, waardoor een suppletie aangifte gedaan moet worden. Dit extra werk valt buiten de afgesproken prijs en wil je op basis van nacalculatie in rekening brengen.

Image4

Binnen Simplicate kun je eenvoudig instellen dat bepaalde uren alleen geboekt mogen worden op een specifieke (meerwerk) dienst. Op deze manier boeken medewerkers altijd correct hun uren en krijg je bij facturatie een helder beeld van de extra werkzaamheden die gefactureerd kunnen worden.

Binnen Simplicate kun je overigens alle factuurmethodes (nacalculatie, vaste prijs en abonnement) op één factuur tegelijk plaatsen. Dat is wel zo netjes naar de klant!

Image5

Op deze manier kun je natuurlijk ook advieswerkzaamheden tegelijk factureren met andere periodieke werkzaamheden. Je bepaalt uiteraard zelf of je het op één factuur plaatst, of los op een factuur.

4: GEEN UREN, MAAR STUKS

Voor bepaalde werkzaamheden wil je de verkoopprijs het liefst koppelen aan het aantal verwerkingen. Bijvoorbeeld het aantal loonverwerkingen dat is uitgevoerd, of het aantal pensioenaangiften dat gedaan is. Het zou immers verwarrend zijn als de klant de ene maand een factuur van 55 euro ontvangt voor de loonadministratie en die maand erop 65 euro, terwijl er geen personeelsmutaties zijn geweest.

In dat geval is het handig om het aantal verwerkingen in te voeren tegen een ingesteld tarief. De uren worden dan nog gewoon verantwoord, maar hoeven dan geen basis te vormen voor de factuur.

Image6

Door het gebruik van deze kosten hoef je niet meer elke maand de vele urenregels van de loonadministratie te corrigeren tot de juiste waarde die je wilt factureren.

Uiteraard kun je salarisadvies gewoon op basis van uren doorbelasten en de maandelijkse verwerking met daarin de aangifte loonheffing als abonnement op dezelfde factuur plaatsen.

5: VOORKOM CORRECTIES ACHTERAF

De meeste tijd wordt doorgaans besteed aan het doorvoeren van correcties achteraf. Enerzijds om op een bepaald bedrag te komen (plussen, minnen en doorschuiven). Anderzijds omdat tekstueel nog allerlei aanpassingen doorgevoerd worden.

Een paar tips:

  • Zorg dat de bron (je project) goed ingesteld staat. Dit vormt namelijk binnen Simplicate 1:1 de basis voor de factuur. Je stelt binnen het project per dienstverlening in hoe de werkzaamheden gefactureerd worden, bijvoorbeeld via een (periodieke) prijs, of op basis van regie. Met de juiste omschrijvingen van diensten (zie: eBook, diensten) is je factuur in 90% van de gevallen direct klaar voor verzending.
  • Door het gebruik van de juiste urencodes zorg je ervoor dat uren altijd correct geschreven worden en op de afgesproken manier gefactureerd worden (binnen een vaste prijs, of extra: als meerwerk).
  • Je kunt (indien gewenst) op een factuur altijd een uitgebreide toelichting geven op de verrichte werkzaamheden en ook een specificatie van sturen. Wanneer je echter met je klant duidelijke afspraken maakt over je dienstverlening, dan zal een factuur ook niet als een verrassing komen en kun je het je wellicht makkelijker maken door meer toe te werken naar standaard omschrijvingen.

Bovenstaande voorbeelden zijn overigens zonder handmatige correcties of specifieke toelichtingen op de factuur geplaatst. Je kunt uiteraard zelf naar eigen wens de detaillering van de factuur bepalen, maar het laat zien dat met het gebruik van de juiste omschrijvingen en urensoorten de factuur standaard al helder opgebouwd wordt.

Overigens: alle genoemde functionaliteit is standaard beschikbaar in Simplicate en direct te gebruiken. Hier is geen enkel maatwerk voor nodig. Wel helpen we je altijd op weg in deze transitie naar gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware waarmee je weer plezier krijgt in de facturatie en tijd overhoudt voor leuke (andere) dingen!

De meest complete en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners.

Support en Sales

Ons team staat voor je klaar!