Overstappen naar nieuwe software: aandachtspunten voor accountants
Veel accountants hikken tegen de overstap van nieuwe software aan. Daarbij zien we twee uitdagingen die vaak terugkomen: de huidige CRM-software is verouderd, waardoor het moeilijker is om op de gegevens te vertrouwen. En veel accountants gebruiken meerdere vaktechnische applicaties, waardoor gegevens op heel veel plaatsen staan. Daardoor moeten deze gegevens dubbel onderhouden worden en ontstaan er sneller fouten.
Overstappen naar online software lost deze uitdagingen op. Complete, online CRM-software voor accountants geeft je meer inzicht en maakt klantinformatie weer betrouwbaar. Dat geeft veel rust. Hierbij zijn integraties met bestaande software van cruciaal belang. Dankzij koppelingen onderhoud je CRM-gegevens op één centrale plek en worden wijzigingen automatisch doorgegeven aan de vaktechnische applicaties, zoals portaal- of fiscale software.
Overstappen kan ook spannend zijn. Daarom vind je in dit blog tips bij de overstap naar nieuwe cloudsoftware.
Best practices voor accountants
Nieuwe software zorgt altijd voor een andere manier van werken. De structuur is vaak anders dan je gewend bent. Het is belangrijk om goed aan te haken bij de basisinrichting. Zeker wanneer er een specifieke template voor accountancy beschikbaar is, waarbij op basis van de best practices in de markt een basis is neergezet die goed werkt en past bij de werking van de software. Deze basis maakt de bedrijfsvoering eenvoudiger en geeft inzicht.
Vertaal jouw werkwijze naar de nieuwe software
Een valkuil is om je de oude werkwijze, die vaal al (tientallen) jaren in gebruik is, één-op-één over te nemen naar de nieuwe software. Het is begrijpelijk dat je een werkwijze die goed heeft gewerkt wilt vasthouden, maar de redenen waarom je het op die manier moest doen, zijn vaak al opgelost in de nieuwe, moderne software. Dat maakt nieuwe software, en dus ook jouw werkwijze, vaak eenvoudiger.
Het is verstandig om je bij deze vertaalslag van oud naar nieuw te begeleiden door een ervaren consultant met kennis van de accountancy. Hierbij is vooral de kennis van de branche (werkwijze) en de nieuwe software cruciaal voor een goede overstap.
Juiste mensen betrekken bij overstap
Het gaat bij een overstap niet om de hoeveelheid mensen die je betrekt bij dit project, maar wie je betrekt. Afhankelijk van de grootte van je kantoor is dit een van de partners of eigenaren, een relatiebeheer of declarant en iemand van het secretariaat.
Het is van belang dat deze mensen de organisatie en de manier van werken goed kent. Een frisse blik helpt goed om oude patronen te doorbreken. Verder heeft deze projectgroep mandaat nodig om keuzes te maken, of deze intern voor te leggen. Het is een groot misverstand dat een nieuw aangenomen persoon (of stagiair) de kar in dit traject gemakkelijk kan trekken. In dat geval worden zaken toch vaak over het hoofd gezien en dat zorgt voor een valse start.
Voorbereidingen
Overstappen naar andere software vergt een goede voorbereiding. Denk bijvoorbeeld na over de volgende zaken:
- Exportmogelijkheden van je data
- Contactgegevens opschonen en verrijken
- Inventarisatie van klantgegevens
- Inventarisatie van prijsafspraken en diensten
- Onderhanden werk exporteren
We gaan dieper in op bovenstaande voorbereidingen.
Datamigratie
Alle data die je de afgelopen vele jaren hebt opgebouwd wil je niet verloren laten gaan. Het is daarom belangrijk om de exportmogelijkheden te inventariseren bij het beëindigen van je licentie. De mogelijkheden en bereidheid tot medewerking vanuit de leverancier verschilt aanzienlijk. In de meeste gevallen is een export naar Excel mogelijk, of kan je met een inkijklicentie de data blijven raadplegen.
Lees meer in over het stappenplan voor datamigratie.
Schone lei
Vaak is de wens om alle historie over te zetten bij een overstap naar nieuwe software. Dit lijkt prettig, maar in de praktijk blijft de historie (en de destijds gebruikte structuur) je achtervolgen. De overstap is een ideaal moment om met een schone lei te beginnen, zonder vervuiling. Dat begint al bij een opgeschoond CRM met actuele bedrijfs- en contactgegevens, gelijk aan de stamgegevens die zijn opgeslagen in je fiscale software.
- klantrelaties
- prijsafspraken
- huidige stand van werkzaamheden
'Als ik van tevoren had geweten dat het zo eenvoudig was, dan had ik de overstap veel eerder gemaakt.'
Klantrelaties
Inventariseer waar je huidige CRM-gegevens staan. Denk bijvoorbeeld aan:
- Debiteurgegevens in je financiële administratie (Exact, Twinfield, Moneybird, etc.)
- Bedrijf- en persoonsgegevens in fiscale software (zoals Fiscaal Gemak en Nextens)
- Urenregistratie (zoals Infine of Qics)
Prijsafspraken
Welke werkzaamheden zijn afgesproken en wat wordt hiervoor (periodiek) in rekening gebracht? Bij veel kantoren lopen de afspraken uiteen, waardoor de facturatie veel tijd kost. Want welke werkzaamheden vallen binnen de vaste jaarwerkzaamheden en welke zijn extra?
De diensten uit de opdrachtbevestiging vormen, samen met wat je afgelopen jaren hebt gefactureerd, de basis voor het budget en de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Dit vormt in feite de basis voor je facturatie. Door in kaart te brengen welke werkzaamheden er per klant uitgevoerd worden en hoe dit in rekening gebracht wordt, kan dit als basis worden ingesteld in de nieuwe software.
Afspraken over de werkzaamheden, budgetten en te factureren vaste bedragen zijn vaak te importeren. Stem bij een overstap met de consultant af wat hierin de handigste aanvliegroute is.
Onderhanden werk meenemen
In je bestaande software heb je uren geregistreerd, die nog niet gedeclareerd zijn. Ook wel OHW (onderhanden werk) genoemd. Het is het mooist als er zoveel mogelijk gefactureerd wordt, zodat saldo's en historie niet overgezet hoeven te worden en je onderhanden werk zo laag mogelijk is.
De stand die overblijft wil je uiteraard per klant overzetten, zodat je dit vanuit de nieuwe software kunt factureren. Vaak is een beginstand of nog te factureren bedrag in te voeren of in te lezen. De historie van alle uren blijft daarmee in je bestaande applicatie. Het deel dat nog gefactureerd moet worden neem je als saldo mee.
Interne communicatie
Informeer vooral ook je medewerkers tijdens de implementatie van nieuwe software. Zij willen graag weten waar ze aan toe zijn en betrokken worden bij deze verandering. Deel gerust waarom je voor andere software hebt gekozen, welk voordeel dit voor medewerkers en je kantoor biedt en wat je hierbij van je personeel verwacht. Zo creëer je draagvlak, ook wanneer straks zaken anders gaan dan ze gewend zijn.
'Medewerkers gaan graag terug naar hun comfortzone. Dan krijg je situaties waarin gegevens overal staan. Dus stekkers eruit en over naar de nieuwe manier van werken.’
Overstappen is eenvoudiger dan gedacht
Overstappen is eenmalig extra werk. Het kost tijd, maar de overstap naar online software is in de meeste gevallen eenvoudig te realiseren in een tot twee maanden tijd. Vaak is de benodigde inzet van consultants ook beperkt. Dit heeft te maken met de fijngeslepen accountancy-inrichting en heldere structuur van de nieuwe software.
Waar bij traditionele software in het verleden veel tijd werd besteed aan de inrichting en het creëren van maatwerk rapportages, is dit bij online software vaak niet aan de orde. Je profiteert direct van een moderne werkwijze, structuur en duidelijke inzicht. Een overstap is daardoor veel eenvoudiger te realiseren.
