Datamigratie en de overstap naar nieuwe software

Annelien Pol

Je ziet de noodzaak van de overstap naar cloud-based bedrijfssoftware, maar stelt het uit omdat je opziet tegen de transitie. Je wilt niet ‘even uit de lucht’ zijn. Hoe houd je tijdens de onboarding grip op je processen? Hoe verloopt de datamigratie? Wij zetten het traject voor je uiteen met verhalen uit de praktijk.

EEN EIGEN ONBOARDINGTEAM

Het customer success-team van Simplicate ondersteunt dagelijks bedrijven bij de overstap naar toekomstbestendige software. Head of customer success Jorike van Dijken: ‘Veel van onze klanten vinden de datamigratie spannend. Dat snappen wij heel goed. Het gaat om de kern van je bedrijf en om essentiële gegevens. Wij hebben al honderden bedrijven succesvol begeleid bij de transitie en het perfecte onboardingsprogramma uitgestippeld. Nieuwe klanten krijgen eerst een uitgebreide kick-off waarin we inventariseren waar ze staan en hoe de huidige processen lopen. Je krijgt een eigen customer success coach, onboarding- en support specialist toegewezen. Zij zorgen ervoor dat het traject snel, soepel en zorgvuldig verloopt. Je krijgt toegang tot een online onboardingprogramma. Hierin staan alle stappen en to do's die we samen systematisch oppakken.’

"We hebben al honderden bedrijven begeleid en het perfecte onboardingsprogramma uitgestippeld."

DAG OP LOCATIE

De onboardingspecialist komt een à twee dagen langs en vertrekt niet eerder totdat alles staat. Jorike: ’In het onboardingprogramma staan taken klaar die je kunt afvinken voordat we langskomen. Bijvoorbeeld een factuursjabloon aanmaken, de e-mailkoppeling instellen en boekhoudkoppelingen installeren. De tijd op locatie kan hierdoor efficiënt worden besteed aan het op maat inrichten van de software. We gaan ruim zeventig instellingen bij langs. Denk hierbij aan: het facturatieproces, vrije velden in het CRM, de kpi’s voor sales, etcetera.’ Online marketingbureau Brandfirm is onlangs overgestapt naar Simplicate. Eigenaar Christiaan Pol: ‘Je weet van tevoren heel goed wat er van je verwacht wordt, zodat je je goed kunt voorbereiden. Hierdoor hebben we de tijd met onboarding-specialist Kelly heel efficiënt benut. We hadden zelfs nog tijd over om samen slimme Zapier-koppelingen te maken.’

Blije gezichten na de onboarding bij Brandfirm

DATAMIGRATIE

Klantdata staat vaak in verschillende systemen. Hoe krijg je dat allemaal overgeheveld? Jorike: ‘Elk systeem heeft tegenwoordig een optie voor een datadump. Geëxporteerde csv-bestanden met data worden door Simplicate automatisch ingelezen. Je hoeft alleen nog te controleren of de toegekende data-definities juist zijn. Jos Felix van Felix accountantsen belastingadviseurs is onlangs overgestapt naar Simplicate: ‘Ik had tien jaar lang data opgebouwd in Unit4. Tijdens de onboarding heeft Kelly alle CRM-gegevens geïmporteerd. Kelly wist precies wat ze moest doen.' Ook AXP Adviseurs B.V. ging recentelijk over naar nieuwe software. Partner Mario de Laat: ‘We hebben een CRM-export uit Allure en een import in Simplicate gedaan. Projecten zijn handmatig aangemaakt en gekoppeld met een salestraject. We hebben nieuwe opdrachtbevestigingen meegestuurd, zodat we die ook weer up-to-date hadden met nieuwe versies. De import is zonder hulp van buitenaf gedaan.’

"Ik had tien jaar lang data opgebouwd in Unit4. De onboardingspecialist heeft alle CRM-gegevens overgezet. Ze wist precies wat ze moest doen."

ONBOARDINGTIPS VAN ERVARINGSDESKUNDIGEN

Jos Felix: ’Je moet de overgangsfase accepteren. Geef het de tijd en stel deadlines. Blijf niet te lang in twee systemen werken. Medewerkers gaan graag terug naar hun comfort zone. Dan krijg je situaties waarin gegevens overal staan. Dus stekkers eruit en over naar de nieuwe manier van werken.' Christiaan van Brandfirm heeft ook nog een goede tip: ‘Denk alvast na over welke projecten aangemaakt moeten worden en welke rapportages je wilt hebben. En bereid je organisatie goed voor. Wij zijn heel adoptief, dus dat scheelt.' Jos Felix kan dat beamen: 'Als ik van tevoren had geweten dat het zo eenvoudig was, dan had ik de overstap veel eerder gemaakt.'

NA DE ONBOARDING

Jorike: ‘Tijdens de dag op locatie wordt alles in het onboardingprogramma bijgehouden. Ook to do's voor na de onboarding. Het customer success-team blijft begeleiding bieden, zodat jij het beste uit Simplicate haalt. Mocht een bedrijf het prettig vinden, dan bieden we ook nog trainingen voor alle medewerkers aan.' Jos Felix is blij met het customer success team van Simplicate: ‘Alle vragen die ik naderhand had werden acuut opgepakt. Heel prettig!’ Mario de Laat heeft dezelfde ervaring: ‘De chat-opties met Simplicate waren heel fijn tijdens de onboarding. Voor korte vragen kregen we snel een passend antwoord.' Christiaan Pol vult aan: ‘Het aanmaken van nieuwe projecten is natuurlijk wel even wat werk, maar de overstap verliep heel soepel. Ik had eerder de overstap naar G-Suite gemaakt. Dat was voor ons behoorlijk arbeidsintensief. Als je dat nou eerst doet en daarna overstapt naar Simplicate, dan valt het 100% mee. ;)'

De meest complete en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners.

Support en Sales

Ons team staat voor je klaar!