Drowa omzeilde peperduur maatwerk met Simplicate

Jorike

Jorike van Dijken

Tijden veranderen. Elk bedrijf in elke sector krijgt te maken met het verwerken van meer en meer gegevens. En het is niet altijd een makkelijke klus om dat goed bij te benen en in te richten. Simplicate-klant Drowa liep precies hier tegenaan. En ging op zoek naar een passende oplossing.

DROWA: STAP VOOR STAP NAAR “THE CLOUD”

Zoals veel bedrijven, liet Drowa jaren geleden een systeem op maat maken om hun belangrijkste digitale gegevens te borgen. De planning, bedrijfsresultaten, klantgegevens, communicatie en facturen werden allemaal keurig opgeslagen in een DOS systeem. Hartstikke goed; van papier naar digitaal is geen gemakkelijke stap. En het werkte een hele tijd erg goed voor de isolatiespecialist. Totdat het gebruik van de data intensiever begon te worden. Het terugzoeken en goed gebruiken van de opgeslagen gegevens bleek lastig. Piet-Jan Dijkstra (Sales en Marketing) van Drowa vertelt: “We moesten alles handmatig terugzoeken. Dat begon ons op een gegeven moment tegen te staan. Bovendien ontbrak er overzicht over wat er nou precies in het systeem stond.”

Ze besloten in te grijpen en begonnen eerst met het overzetten van de bedrijfsmail: alles werd ondergebracht bij Google. Een verademing, vond Piet-Jan: “Ineens was alles terug te vinden en overal toegankelijk. Hiermee kregen we weer wat meer overzicht over onze data.”

STAPJE VERDER: DROWA BEGON BIJ HET BEGIN

Met de overstap naar Google werd het Drowa nog duidelijker dat de rest van de data-inrichting ook anders moest kunnen. Ze wilden zich eerst richten op een CRM-systeem. En om hun eisen en wensen goed te kunnen formuleren brachten ze eerst in kaart hoe hun interne werkproces precies was ingericht. Stap voor stap werden alle gangen nagegaan.

Met gedachte ging Drowa vervolgens op zoek naar een passend pakket. Hun voorkeur ging in eerste instantie weer uit naar een oplossing op maat. “Het liefst wil je een pakket dat de eigen werkwijze ondersteunt. Maar dat bleek echt astronomische investeringen met zich mee te brengen. We zijn toen gaan kijken of we onze werkwijze toch niet konden aanpassen op een bestaand pakket.”

FLEXIBILITEIT EN CLOUD-OPLOSSING VEREISTE

In hun zoektocht naar het perfecte pakket voor hun bedrijfsvoering, had Drowa wel een harde eis die overeind bleef: het moest de flexibiliteit ondersteunen en niet beperken. Drowa isoleert vloeren en kruipruimtes door heel Nederland en werkte steeds meer met het verzenden van foto’s en andere gegevens via verschillende devices als mobiele telefoons en tablets. Dit moest mogelijk blijven en het liefst zelfs beter geborgd worden. Data moest bovendien altijd en overal toegankelijk zijn en blijven. Een cloud-oplossing dus. Met een hybride, flexibele schil.

SIMPLICATE WERKTE (EN DACHT MEE)

Piet-Jan Dijkstra kwam twee jaar geleden al in contact met Peter Hager van Simplicate. En samen onderzochten ze hoe het pakket Drowa kon helpen in het nog makkelijker en beter verwerken van alle gegevens. Dat bleek een gouden greep. Piet-Jan: “We waren meteen onder de indruk van de interface. De overzichtelijke indeling en frisse uitstraling passen bij ons. Toen we zagen wat Simplicate allemaal kon en vooral hoe makkelijk het werkte, waren we eigenlijk al snel verkocht.”

Drowa herdefinieerde samen met Simplicate de werkwijze en bijbehorende processen. Samen zorgden ze ervoor dat het aansloot op de stappen in Simplicate. Met succes. Alle gegevens worden nu geborgd en verwerkt in Simplicate.

“IEDEREEN KAN MET SIMPLICATE WERKEN”

Doede Zijlstra (Operations) vindt vooral het gemak van Simplicate een groot pluspunt: “Werkelijk iedereen binnen Drowa kan binnen vier uur aan de slag met Simplicate. Dus hebben we een vrachtwagenchauffeur die tijdelijk niet de weg op kan vanwege een blessure? Dan is hij in no-time aan de slag op de planningsafdeling. Heel anders dan bij ons vorige systeem.”

En het werken met Simplicate leverde nog meer op. Drowa kan het administratieve gedeelte van het bedrijf nu met 25% minder mensen doen. En dus zonder grote investeringen gedaan te hebben in kostbaar maatwerk. Alles in de cloud en toegankelijk. Dit bespaart ze niet alleen kosten, maar perkt ook de bedrijfsrisico’s in.

DOORLOPENDE VERBETERINGEN

Nu de basis voor een goede digitale bedrijfsvoering staat, wil Drowa verder automatiseren met behulp van Simplicate. Samen kijken ze naar hoe ze verschillende onderdelen nog beter kunnen koppelen en met behulp van andere programma’s het werkproces van Drowa verder kunnen versoepelen. Piet-Jan: “Omdat Simplicate continu wordt doorontwikkeld en ze goed luisteren naar de klantbehoefte, weten we zeker dat we onze processen nog beter kunnen gaan inrichten. We hebben er zin in en zijn nog lang niet klaar!”

De meest complete en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners.

Support en Sales

Ons team staat voor je klaar!