Laat personeel gemakkelijk uren registreren met Simplicate

Annelien

Annelien Pol

Urenregistreren is niet zo populair bij personeel. Medewerkers zien tijdschrijven vaak als noodzakelijk kwaad en in de praktijk wordt het nog wel eens vergeten of onvolledig geregistreerd. Toch is een volledige urenregistratie de kern van succesvol projectmanagement . Om de voortgang van projecten te bewaken en de winstgevendheid te beoordelen heb je gegevens van de bestede tijd nodig. Enkel met een volledige registratie kun je zien of taken binnen de begrote tijd zijn uitgevoerd en krijg je een betrouwbaar beeld van de productiviteit en declarabiliteit van medewerkers. Ook is een correcte urenadministratie nodig om facturen te versturen op basis van nacalculatie.

SIMPLICATE MAAKT URENREGISTRATIE EENVOUDIG

Hoe voorkom je dat urenregistratie door personeel wordt uitgesteld en vergeten? Gebruikersgemak is een belangrijke factor om te zorgen dat medewerkers beter hun uren registreren. Veel bureaus houden gewerkte uren nog bij in Excel. Om het registreren van uren gebruiksvriendelijker te maken, overzicht te houden en fouten te voorkomen, kun je beter tijdschrijven in een online urenregistratiesyteem. Simplicate maakt urenschrijven heel makkelijk. Er zijn maar liefst drie manieren om uren te schrijven in Simplicate: via de Urenregistratie-module, de Google Chrome plug-in of via de mobiele app.

De Urenregistratie-module
In de Urenregistratie-module van Simplicate kan je op twee plekken urenschrijven: in de agenda en in de timesheet. Het is maar net welke manier het beste bij jou past. Net als in andere digitale agenda's selecteer je met klikken en slepen een tijdvak. Daarna volgt er een pop-up waarin je kunt aangeven waaraan je hebt gewerkt. Naast de agenda kun je ook uren vastleggen in de timesheet. Hier maak je regels aan waarop je bijvoorbeeld voor een hele week uren vastlegt. Je kunt eventuele notities automatisch laten opnemen op de factuur. Tijdens het tijdschrijven is direct zichtbaar hoeveel uren van het budget nog over zijn. Zo kan je meteen actie ondernemen als een project over het budget gaat. Handig!

Chrome plug-in
Urenregistreren kan ook heel eenvoudig met de Google Chrome plug-in. Voordat je aan een taak begint, klik je rechtsboven op het Simplicate-logo. Je selecteert het project, de dienst en de urensoort en gaat aan de slag. Met de Simplicate plug-in zet je één of meerdere timers aan die automatisch tijdschrijven op projecten. Handig als je aan meerdere projecten tegelijk werkt.

Simplicate app
Ben je veel onderweg of registreer je je uren graag 's avonds thuis op de bank? Dan is de Simplicate-app ideaal. Net als de Plug-in heeft de app een start-stop-timer. Hiermee registreer je eenvoudig gemaakte uren. Start de timer zodra je aan een klus begint en stop het zodra je klaar bent. Tussentijds pauzeren is uiteraard mogelijk. De timetracker in de app synchroniseert met de Google Chrome plug-in. Zo kun je een in de Chrome plug-in gestarte timer opslaan via de app en andersom. Je kunt uren achteraf altijd nog aanpassen.

Image uploaded from iOS (21)

Screenshots van tijd registreren in de Urenregistratie-module, de mobile app en Chrome plug-in.

GOEDKEUREN, RAPPORTEREN EN FACTUREREN

Afhankelijk van de ingestelde gebruikersrechten kunnen office- en/of projectmanagers gewerkte uren periodiek goedkeuren. Voor een volledig inzicht in de bedrijfsvoering is het belangrijk dat de urenadministratie sluitend is. Dat betekent dat ook interne uren, verlof en verzuim geregistreerd worden. In Simplicate hoef je dit niet dubbel in te voeren. Dat gaat automatisch vanwege de geïntegreerde HRM-module. Super handig!

Urenrapportage
Inzicht in de resultaten werkt voor elke tijdschrijver motiverend. Vanuit de urenregistratietool schakel je eenvoudig naar de urenrapportages. Hierin zijn alle geplande en geregistreerde uren overzichtelijk weergegeven. Je kunt filteren op debiteur, periode, urensoort etcetera. Bekijk rapportages per individu, team of het hele bedrijf. Bovenaan elke rapportage staan de belangrijkste KPI's in heldere grafieken weergegeven. Je ziet in een oogopslag het totaal aantal geschreven uren en het percentage dat facturabel is. In de productiviteit en declarabiliteits-percentages is bovendien rekening gehouden met de beschikbare werkuren van een medewerker.

Factureren op nacalculatie
Werk je op basis van nacalculatie? Dan factureer je geregistreerde uren met één muisklik. Je ziet direct het verschil tussen de oorspronkelijke offerte, de geregistreerde uren en wat je totaal factureert. Dit scheelt je veel tijd en dubbel werk.

PROBEER SIMPLICATE VRIJBLIJVEND

Simplicate is speciaal gemaakt voor zakelijke dienstverleners en maakt complexe zaken weer eenvoudig. Wij maken software voor mensen: intuïtief, prettig en flexibel, zonder dat je eerst een training nodig hebt. Eenvoudig te implementeren en te koppelen aan andere tools, die ook belangrijk zijn voor jouw business. Zo maakt Simplicate jouw werk makkelijker. Zodat jij je weer kunt concentreren op de dingen waar je goed in bent. Benieuwd naar wat het voor jou kan betekenen? Probeer het 14 dagen gratis uit.

De meest complete en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners.

Support en Sales

Ons team staat voor je klaar!