Meer winst maken met creative business

Annelien Pol

Als creative bruis je van de ideeën en heb je een passie voor vernieuwing en verbetering. Je verrast klanten met je frisse blik, creatieve concepten en vooruitstrevende designs. Maar door je streven naar een perfect eindresultaat verlies je het projectrendement nog wel eens uit het oog. Je focus ligt op het leveren van waarde voor klanten, maar de winstgevendheid van je eigen bureau laat te wensen over. Kan dat niet beter? Onderscheid jezelf ook op zakelijk gebied door te werken met ziel én zakelijkheid.

WAAROM JE WINSTGEVEND WILT ZIJN

Hoe vaak heb jij een deadline verschoven, omdat het werk nog niet naar ieders tevredenheid af was? Factureer je dan ook de extra bestede uren? Niet declarabele uren zorgen vaak voor verliesgevende projecten en zijn uiteindelijk een bedreiging voor het voortbestaan van je bureau. Zonde. Juist nu het economisch goed gaat liggen er volop kansen om je eigen zichtbaarheid te vergroten met onderscheidend werk. De hoogste tijd om financiële ruimte te creëeren en te investeren in de groei en ontwikkeling van mensen en middelen.

DE PARADOX VAN CREATIEVEN

Het is de paradox van veel bureaus: aan de ene kant weet je dat je een gezonde bedrijfsvoering helpt met winstgevendheid, waardoor je kunt opschalen en groeien. Aan de andere kant wil je het creatieve proces niet aan banden leggen met tijdsdruk, knellende procedures en een lezing over cijfers. De creativiteit, inzet en het enthousiasme van je medewerkers vormen immers je bestaansrecht. Goed nieuws: het een hoeft het ander niet uit te sluiten. Maar hoe zorg je voor de oplevering van mooie én winstgevende projecten?

VIER UITDAGINGEN VAN CREATIEVE TEAMS:

Om winstgevend te zijn is het belangrijk om voldoende declarabele uren te maken. Uren die je kunt factureren aan de klant. Winstgevende projecten beginnen bij nuttig bestede tijd en facturabele gewerkte uren. Maar dat is makkelijk gezegd dan gedaan. Het Amerikaanse Agency Management Institute en Function Pont deed uitgebreid onderzoek naar de productiviteit onder marketingbureaus en creative agencies. Uit het onderzoek komen vier oorzaken naar voren die de productiviteit van creatieve teams in de praktijk nog wel eens dwarsbomen.

1.ONDUIDELIJKE OPDRACHTFORMULERING
De grootste verstoring van productiviteit zijn onduidelijke afspraken met de klant. Van de bureaus geeft 68,8% aan dat ze de briefing niet helder krijgen, omdat de klant nog niet goed weet wat ze wil, wat er mogelijk is en wat ze nodig hebben. Een onnauwkeurige opdracht bemoeilijkt niet alleen de interne communicatie en teamspirit, het kost ook veel tijd.

2.MEER UREN DAN GESCHAT
Van de ondervraagde projectmanagers geeft 62,1% aan dat klantwensen vaak veranderen halverwege het proces. In de zoektocht naar de precieze wensen van de klant vloeien uren weg. Medewerkers gaan ruim over het aantal begrote uren heen en deadlines verstrijken. met als gevolg: een te lage productiviteit en onrendabele projecten.

3.MEER DOEN DAN GEVRAAGD
Bij kleine bureaus heeft een mooi portfolio vaak een hogere prioriteit dan winstgevendheid. Om verwachtingen te overtreffen geeft 70-90% van de ondervraagde bureaus meer service en aandacht aan nieuwe klanten dan begroot of gefactureerd. Het is een hele uitdaging om later nog verwachtingen terug te dringen.

4.TIME MANAGEMENT
Veel creatieven hebben een afkeer tegen tijdschrijven. Ruim 44% registreert onzorgvuldig tijd. Dat is zonde van deze cruciale sturingsinformatie. Tijdregistratie vormt de basis van een gezonde bedrijfsvoering en is de sleutel voor het financiële succes van je dienstverlening. Door tijdregistratie zie je waar geld of uren weglekken. Het het signaleert vroegtijdige afwijkingen tussen voortgang en beschikbare tijd en geeft inzicht in productiviteit en daadwerkelijke winst. Tot slot helpt een real time inzicht in beschikbare mensen ook bij het maken van en haalbare planning en efficiënte workflow.

“In tegenstelling tot veel andere creatieve bureaus, zijn wij ervan overtuigd dat je wél kunt sturen op uren. Zonder dat dit afdoet aan kwaliteit of werkplezier.”

WINSTGEVENDE PROJECTEN BIJ HET STERRENTEAM VAN BUREAU VAZQUEZ

Marketing en communicatiebureau Vasquez nam de proef op de som. Commercieel directeur Rajiv van Wijk: ‘In tegenstelling tot veel andere creatieve bureaus, zijn wij ervan overtuigd dat je wél kunt sturen op uren. Op een gekoppeld dashboard zijn kpi’s als de declarabiliteit, de productiviteit en de omzetdoelstelling voor iedereen inzichtelijk. We streven naar een declarabiliteit van minimaal 80%. Zonder dat dit afdoet aan kwaliteit of werkplezier. De software van Simplicate helpt ons hierbij. Het is modulair, innovatief en sluit perfect aan op ons businessmodel.’

IN TWEE STAPPEN NAAR EEN WINSTGEVEND BUREAU


1) MAAK TOEGEVOEGDE WAARDE MEETBAAR

Zet je creativiteit ook in op zakelijk vlak. Neem je klant mee als partner in het project en maak hem deelgenoot van je tijdinspanningen. Als partners in het project, halen jullie samen het maximale uit de beschikbare tijd. Dit start bij een goede briefing. Begin niet voordat de opdracht en de verwachtingen voor iedereen helder zijn. Wees duidelijk in wat je wel én wat je niet kunt en hoeveel tijd het kost.

Creatief werk is subjectief en de meningen over de output kunnen verschillen. Je kunt niet veel veranderen aan smaak, maar een goede briefing helpt klanten om waarde te zien in de uitvoering van het originele plan. Een mooi portfolio en tevreden klanten zijn waardevol, maar laat de klanttevredenheid niet ten koste gaan van het projectrendement.

2) MAAK SLIM GEBRUIK VAN SOFTWARE
Gebruik urenregistratie voor een haalbare planning en voortgangsbewaking. Met gebruiksvriendelijke en slimme bedrijfssoftware benut je de waardevolle informatie uit je registratie maximaal. Het gaat je helpen bij een beter overzicht en gestroomlijnd projectmanagement. Vergeet nooit meer een factuur te versturen en maak op basis van nieuwe inzichten realistische offertes. Gebruik net als Vazquez en andere succesvolle bureaus, de real time ‘big data’ als sturingsinformatie en koers in 2019 af op award-winning én winstgevende projecten.

De meest complete en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners.

Support en Sales

Ons team staat voor je klaar!