Productiviteit versus declarabiliteit

Jorike van Dijken

In de zakelijke dienstverlening wordt projectmanagement steeds ingewikkelder. Je moet toezien op de tijd, het budget, beschikbare medewerkers en verschillende tarieven. Houd dan maar eens overzicht. Enkel met strak projectmanagement koers je af op maximaal rendement. Inzicht in productiviteit en declarabiliteit zijn hierin cruciaal. Maar wat is het verschil tussen beiden?

Budget vs realisatie 1

PRODUCTIVITEIT VAN MEDEWERKERS

De productiviteit van je medewerkers is het aantal uren dat is gewerkt voor de opdrachtgever, in relatie tot de contracturen. Stel, je werkt 36 uur per week. Hiervan is 29 uur besteed aan een opdracht. De overige uren zijn uitgegaan aan overleg, reistijd en mailtjes beantwoorden. Je productiviteit is dan 29/36*100 = 80%

PRODUCTIVITEIT PER MEDEWERKER BEREKENEN

Hoe productief moeten medewerkers zijn? De norm voor productiviteit verschilt per branche en per bedrijf. Daarom is het goed om aan om per medewerker (of functie) een norm voor de productiviteit te bepalen. Hoe doe je dit?

  1. Berekenen de contracturen per jaar en haal de verlof- en feestdagen hier van af.
  2. Bereken de tijd voor interne overleggen, studie, etcetera en haal deze uren er ook van af.
  3. Nu heb je de normuren die een medewerker moet maken voor klanten.
  4. Per medewerker (of functie) bepaal je het gemiddelde verkoop uurtarief. Vermenigvuldig dit tarief met de normuren. Nu heb je de begrote opbrengst per medewerker. Deze opbrengst kun je goed gebruiken voor je begrotingen.
  5. Naast de begrote opbrengst per medewerker, kun je nu ook de begrote productiviteit berekenen in een percentage: productieve uren / norm-uren.
Uren rapportage 2

DECLARABILITEIT VAN MEDEWERKERS BEREKENEN

In de basis heb je twee soorten uren
1. Declarabele uren. Dit zijn uren die je aan klanten kunt factureren.
2. Niet-declarabele uren. Dit zijn uren die je niet in rekening kunt brengen bij klanten.

De mate waarin je productieve uren in rekening kunt brengen is de declarabiliteit. Stel: een medewerker is super productief. Maar als het project hierdoor over het afgesproken budget gaat, dan is de medewerker niet 100% declarabel. Je kunt immers niet alle productieve uren factureren aan de opdrachtgever.

Je berekent de declarabiliteit van een medewerker door de declarabele uren te delen door de productieve uren. Het is dus belangrijk dat de projectleider goed toeziet op gemaakte kosten in uurloon en het beschikbare projectbudget.

HOE STUUR JE OP PRODUCTIVITEIT?

Wanneer je de norm voor productiviteit in bedragen en percentages hebt berekend, kun je hier op sturen. Daarom geven de meeste project management tools het productiviteitspercentage weer. Je ziet hoe productief iemand is geweest en hoeveel een medewerker heeft opgeleverd. In een gunstig scenario kunnen medewerkers hun eigen productiviteitscijfers inzien. Het werkt vaak heel motiverend om goede resultaten in te zien en vroegtijdig bij te kunnen sturen.

HET NIET HALEN VAN DE NORM PRODUCTIVITEIT

Wanneer een medewerker de normproductiviteit niet haalt, valt dat niet altijd persoonlijk te verwijten. Bij onvoldoende opdrachten, kan de medewerker simpelweg niet productief zijn. Een medewerker moet van te voren weten welke werkzaamheden hij moet verrichten en binnen welke tijd dat moet gebeuren. Om dit goed aan te sturen heeft de projectmanager inzicht nodig in de lopende opdrachten en beschikbare budgetten.

HET EFFECT VAN KORTING

Wanneer je in het verkooptraject korting geeft op het uurtarief betekent dit twee dingen. Bij gelijkblijvende productiviteit haal je waarschijnlijk nooit meer de begroting. De korting gaat namelijk rechtstreeks van je begrote resultaat af. Daarnaast kun je dit effect niet aan individuele medewerkers toerekenen. Een medewerker kun je dan niet meer beoordelen op een lagere productiewaarde (uren x tarief).
Bijvoorbeeld: Een medewerker heeft 8 uur geschreven om het afgesproken resultaat te bereiken tegen een tarief van € 100 per uur. Dan is de productiviteit € 800 waard. De medewerker is trots, want hij of zij is de hele dag (100%) productief geweest.

Maar daar komt de projectmanager om de hoek kijken. Het resultaat is inderdaad top, alleen was er geen € 800 afgesproken, maar € 600. De projectmanager kan slechts € 600 factureren. De declarabiliteit ligt € 200 lager dan de productiviteit.

Hoe kun je dit voorkomen?

  1. Zorg dat de medewerker vooraf weet hoeveel tijd hij heeft voor de werkzaamheden. Wanneer de medewerker meer tijd denkt nodig te hebben, dan kun je dit nog bespreken met de opdrachtgever.
  2. Maak realistische afspraken met opdrachtgevers. Vaak wordt werk aangenomen met daarin een verkapte korting. Een lagere declarabiliteit van medewerkers in dat geval niet aan te rekenen. Pas de korting daarom ook toe in de projectbudgetten in de vorm van lagere verkooptarieven.
Uren controle 3

De meest complete en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners.

Support en Sales

Ons team staat voor je klaar!