CRM voor accountants geeft meer ruimte voor adviesgesprekken

BEST PRACTISE 14 juni 2021

Femke Bakker

Veel accountants genieten van de interactie met hun klanten. Als accountant kom je vaak jarenlang bij dezelfde bedrijven. Je kent hun financiële positie, hun dromen en doelen. Je geeft advies bij bedrijfsopvolging binnen de familie en onderhoudt vaak een relatie met meerdere vaste krachten. Wanneer een nieuwe belastingregel of steunmaatregel van toepassing wordt, denk je meteen aan de impact daarvan voor deze relaties. Daarom vormt CRM de basis voor iedere accountant.

Veel voorkomende uitdagingen voor accountants

Als accountant wil je graag zo veel mogelijk tijd vrijmaken om je klanten proactief te adviseren. Maar in de praktijk merk je dat je druk bent met de bedrijfsvoering, controlerend werk en de facturatie. Het is niet erg om over te werken of harder te werken, maar het geeft meer rust en ruimte wanneer je bedrijfsvoering soepel loopt. Dat start met een betrouwbaar en goed werkend CRM.

We horen vaak van accountants dat zij te maken hebben gehad met deze uitdagingen:

Te veel tijd kwijt aan facturatie
Te weinig tijd voor voor adviseren en het persoonlijke gesprek met de klant
Te weinig inzicht in het eigen bedrijf denk aan lopende projecten, productiviteit en budgetbewaking
Bestaande software voor CRM is verouderd
Te weinig tijd om bovenstaande uitdagingen op korte termijn op te pakken

Tijd vrijmaken start met CRM voor accountants en inzicht in je bedrijfsvoering, zodat je meer ruimte krijgt voor adviesgesprekken met je klant.

Voordelen van CRM-software

Een systeem voor CRM moet betrouwbaar zijn. Zeker wanneer je accountant bent. Wanneer je huidige software verouderd is, of wanneer je je informatie nog in Excel bijhoudt, dan is dit het moment om je te oriënteren op software die tijd gaat besparen. CRM helpt je om inzicht te krijgen in je klanten. Wat zijn hun contactgegevens? Welke abonnementen of diensten nemen ze af van je accountantskantoor? Wat is hun klantgeschiedenis? Welke afspraken heb je per klant gemaakt?

Een CRM systeem geeft jou als accountant het overzicht van alle relaties.

‘In Simplicate komt alle data samen op een plek. Alle bij een klant betrokken medewerkers kunnen in een tijdlijn precies zien wat er bij die klant speelt. Dat is misschien nog wel de grootste winst die we hebben behaald met Simplicate.’

Mario De Laat, partner bij AXP Adviseurs

Waar moet CRM-software voor accountants aan voldoen?

Als accountant gebruik je waarschijnlijk al software voor CRM om je gegevens in bij te houden. Bij vervanging zoek je software die gelijk of beter is; stabiel en gemakkelijk in gebruik. Start met een inventarisatie van de gegevens die voor jou belangrijk zijn. Bijvoorbeeld:

Contactgegevens van bedrijven en personen registreren
Onderscheid in relaties, zoals klanten, prospects, debiteuren en leads
Aantekeningen maken en interne opmerkingen noteren
Geschiedenis van de klant
Status van leads en prospects
Zelf velden toevoegen met relevante informatie voor accountants
Zoekfunctie
Contactpersoon binnen jouw accountantskantoor
Taken, terugbelafspraken of workflows maken
Integraties met andere software, zoals je fiscale pakket, boekhouding of e-mail
App voor onderweg, zodat je snel informatie kan controleren voor je bij de klant bent
Rapportages over jouw data voor meer inzicht in je klanten

Versterk CRM door integraties met andere software

Je CRM vormt een van de belangrijkste onderdelen van je accountantskantoor, maar is vaak niet de enige software die je gebruikt. Zet daarom ook alle programma’s op een rij die je als accountant gebruikt in combinatie met je CRM-gegevens.

Denk bijvoorbeeld aan:

Fiscale software, zoals Fiscaal Gemak of Nextens
Opslag van documenten, zoals Sharepoint of Teams
Boekhoudpakket
E-mailclient
Mailprogramma’s voor nieuwsbrieven
Planning
Urenregistratie
Klantportalen of klantdossiers voor accountants
Rapportagesoftware of BI

Met dit overzicht kan je onderzoeken of de CRM van je keuze integraties heeft met de pakketten die voor jouw kantoor belangrijk zijn. Er is een redelijke kans dat je geen honderd procent match vindt met al je huidige software of tools voor accountants. Bekijk in dat geval of het mogelijk is om zelf een integratie te (laten) bouwen, of kijk of er een goede vervanging is voor die ene tool.

Bespaar meer tijd met geïntegreerde CRM-software

Hoe meer integraties mogelijk zijn, hoe meer tijd je kunt besparen op je interne processen. Daardoor hoef je minder gegevens vanuit je CRM over te kloppen en verklein je de kans op fouten.

De software van Simplicate is een voorbeeld van all-in-one bedrijfssoftware voor accountants. De software vormt een soepele flow van eerste klantcontact tot factuur, zodat je bedrijfsprocessen veel sneller gaan en je meer tijd overhoudt voor wat echt belangrijk is; het contact met de klant.

Simplicate geeft inzicht in je klanten, projecten, facturatie en prestaties en zorgt bovenal voor tijdsbesparing omdat alle onderdelen met elkaar geïntegreerd zijn:

CRM
Offerte-editor
HRM
Alle salestrajecten
Projecten
Planning
Urenregistratie
Workflows
Facturatie
Rapportages

Daarnaast heeft Simplicate integraties met software voor accountants, zoals Hyarchis, PinkWeb, Nextens, Unit4 Fiscaal Gemak, Minox, Secure Login en diverse online boekhoudpakketten die ook door je klanten gebruikt worden. Mocht er een integratie ontbreken, dan is het mogelijk om deze zelf te (laten) bouwen via onze open API.

ROI (Return on Investment) van CRM voor accountants

CRM voor accountants vraagt om een maandelijkse of jaarlijkse investering van je bedrijf. Die investering verdien je terug. Je leert welke klanten meer aandacht nodig hebben en ontdekt hoe je je verkoopkansen kan vergroten. Medewerkers besparen tijd omdat alle klantinformatie in één systeem staat. Als eigenaar of projectleider zie je de status van je prospects, zodat je medewerkers deze sneller kunnen opvolgen om je klantenkring uit te breiden. Heldere rapportages geven je meer informatie over de branches van jouw klanten, je omzet en groei.

De adviesgesprekken en het persoonlijke contact met je klanten maakt het vak van accountant prachtig. Bespaar tijd met CRM, zodat je vaker bij je klanten aan tafel zit.