Datagedreven aanpak en efficiënte werkwijze helpen e-commerce-bureau Yellowgrape groeien

Femke Bakker

‘Bij alles wat we doen, kijken we kritisch of het de juiste oplossing is. We zijn pioniers en willen de beste resultaten voor onze klanten’, vertelt Ronald van Dijk. Ronald is Team Lead Data bij e-commercebureau Yellowgrape. Yellowgrape groeit mee met haar klanten en scoorde dit jaar goede posities in de prestigieuze Deloitte Technology Fast 50 en FD Gazellen 2019. Dit jaar stonden ze met 415% groei (2015-2018) in de Deloitte Technology Fast 50, het jaar ervoor zelfs met 1096% (2014-2017). Wat verklaart hun succes? In hun historisch pand aan de Herengracht in Amsterdam vertelt Ronald bevlogen hoe datagedreven werk leidt tot succes.

Op de juiste manier groeien

Yellowgrape is gespecialiseerd in e-commerce en helpt voornamelijk grotere webshops groeien. Het e-commercebureau werkt onder andere voor Tegeldepot, OAD, Dekbed Discounter en Wijnvoordeel. ‘Onze klanten zijn een gele druif’, legt Ronald uit. ‘Alleen als je ze op de juiste manier laat groeien, op de geschikte helling plaatst en precies genoeg zonlicht geeft, wordt het een mooie druif en uiteindelijk een goede wijn.’ Dan beginnen zijn ogen te twinkelen. ‘En als we die mooie wijn weten te produceren en groot succes behalen voor een klant, trekken we een fles champagne open.’

‘Ons team, dat bestaat uit eenentwintig specialisten, optimaliseert de samenhang tussen data, conversie en traffic’, zegt Ronald. ‘Cijfers en dashboards zijn hierbij onwijs belangrijk. We meten bijvoorbeeld of iemand sneller een aankoop doet als we een landingspagina anders inrichten, maar we kijken ook naar het effect van Google Ads campagnes. De kosten en omzet moeten altijd een goede verhouding hebben. Wekelijks controleren we of de targets gehaald zijn. Het is grappig dat onze rapportages met de resultaten en data voor ons heel normaal zijn, maar voor veel klanten leveren we daarmee nieuwe inzichten. Daardoor besef je dat onze standaard manier van werken heel vooruitstrevend is.’

Wat je afspreekt met je klant, moet logisch zijn voor je klant en je medewerkers.’

Efficiënter werken tijdens groeiperiode

Als je Ronald hoort spreken, is het moeilijk voor te stellen dat Yellowgrape nog maar vijf jaar bestaat. De harde groei is mede mogelijk door heel gericht en efficiënt te werken. ‘Drie jaar geleden bestond ons team uit minder dan tien personen’, vertelt hij. ‘Toen registreerden we wel uren en hielden we projecten bij, maar we werkten lang niet zo efficiënt als nu. De maandelijkse facturatiemomenten duurden gewoon lang. We waren zo’n twee dagen kwijt om de uren te controleren en de factureren versturen. We zochten naar een oplossing die past bij onze werkwijze. Wij schrijven uren, factureren projecten als abonnement, op nacalculatie of juist op basis van resultaten. Toen kwamen we Simplicate tegen. Simplicate is de beste oplossing voor bureaus en combineert goed met een werkwijze waarin projectmanagement belangrijk is.’

Nadat Yellowgrape de keuze had gemaakt voor hun bedrijfssoftware, verliep de inrichting van Simplicate heel soepel. ‘De business consultant kwam vlak voor kerst naar ons toe op zijn NS-fiets. Hij heeft samen met mij Simplicate ingericht. Ik had van te voren al wat dingen voorbereid, zoals de debiteurenlijst en de projecten. Binnen een dag stond het grootste gedeelte van de boekhouding al in Simplicate. In de kerstvakantie nam ik de tijd om nieuwe projecten in te richten. En al doende leert men.’

Afspraken moeten logisch zijn voor klanten en medewerkers

‘Nu we Simplicate langer gebruiken, heb ik wat aanpassingen gedaan, zodat het nog beter aansluit op onze wensen en behoeften. Soms maken de collega’s van sales een ingewikkelde afspraak of offerte voor de klant. Ik zeg dan vaak: “Zo, dat wordt wel een hele tropische inrichting in Simplicate!” Dan denken we even na hoe we de afspraken en de projectinrichting voor klanten en medewerkers zo duidelijk mogelijk moeten maken. Wat je afspreekt met je klant, moet logisch zijn voor je klant en je medewerkers.’

‘Dat is de toegevoegde waarde van Simplicate. Het wordt een facturatiefeestje.’

Gedisciplineerd uren schrijven

Zodra de afspraken in Simplicate staan, gaan de teams aan de slag met de werkzaamheden. Binnen de Yellowfamily schrijven de medewerkers heel gedisciplineerd hun uren. Daardoor hebben ze steeds goed inzicht hoeveel uren ze per project of klant hebben besteed. ‘Ons team weet dat we niet streven naar honderd procent productiviteit. Dat is niet goed. Juist de interne uren voor je eigen organisatie kunnen heel waardevol zijn. Bijvoorbeeld wanneer je bezig gaat met product development, een use case voor een klant maakt of een nieuw project bedenkt. Die extra tijd nemen we voor lief’, stelt Ronald.

Dagelijks uren schrijven is dan ook heel normaal binnen Yellowgrape. ‘Dit leren we nieuwe collega’s vanaf de eerste dag aan. We werken soms wel voor twintig verschillende klanten op een dag. Iedereen schrijft uren op zijn eigen manier: sommige teamleden gebruiken de timer in Chrome om hun uren te registreren, zelf heb ik Simplicate altijd open staan. Zodra een klus is gedaan, noteer ik het direct in mijn online agenda.’ Ronald voegt lachend toe: ‘Als we aan het begin van de maand weer een paar honderd facturen hebben gestuurd, ben ik keer op keer verbaasd over de snelheid waarmee dit gaat.. Dat is de toegevoegde waarde van Simplicate. Je moet zelf de slingers ophangen, maar dan wordt het ook een waar facturatiefeestje.’

Work hard, play hard

Iedere dag blijft Yellowgrape een stap extra doen voor klanten. Dit betekent ook dat er soms langer doorgewerkt wordt. Uiteraard blijft dit niet onopgemerkt en worden de behaalde successen gezamenlijk gevierd. ‘Omdat we dit jaar vijf jaar bestaan, zijn we met het hele team een weekend naar Ibiza geweest’, lacht Ronald. ‘Geen laptops mee, gewoon met elkaar vieren. Work hard, play hard.’

De meest complete en gebruiksvriendelijke bedrijfssoftware voor zakelijke dienstverleners.

Support en Sales

Ons team staat voor je klaar!